Administration
Sekretariat
Das stets freundliche Sekretariatsteam ist die erste Anlaufstelle bei Alludo. Neben dem Empfang der Besucher und der Bedienung der Telefonzentrale ist das Team auch für die allgemeine Korrespondenz, die Abwesenheitskontrolle sowie die Post verantwortlich.
Folgende Aufgaben fallen in dieser Abteilung an
- Empfang
- Telefonzentrale bedienen
- Telefonverzeichnis führen
- Nachrichten aufnehmen und weiterleiten
- Terminverwaltung (Outlook Kalender)
- Raumreservation
- Posteingang verteilen
- Postausgang
- Korrespondenz und Protokollführung
- Adressverwaltung führen und pflegen
- Briefe, Einladungen und Berichte verfassen
- Elektronisches Zeiterfassungssystem betreuen
- Mutationen und Korrekturen
- Absenzen kontrollieren
- Inventar und Verwaltung des Büromaterials
Personal Administration
Für neu eintretende und austretende Mitarbeiter braucht es einiges an Vorbereitung. Diese Vorbereitung ist notwendig für die Lohnbuchhaltung, für die internen Bestellungen und für die An– und Abmeldung bei den sozialen Einrichtungen. Weitere Aufgaben im Bereich Personaladministration ist das Erstellen von Arbeitsverträgen, Stellenbeschreibungen sowie das Abwickeln von sozialversicherungstechnischen Aufgaben.
Folgende Aufgaben fallen in dieser Abteilung an
- Ein– und Austritte erfassen
- Eintritt der Mitarbeitenden vorbereiten
- An– und Abmeldungen bei den sozialen Einrichtungen
- Arbeitsverträge erstellen
- Sozialversicherungen abrechnen
- Personalstatistiken erstellen
- Stellenbeschreibungen erstellen
- Mutationen von Personaldaten (Buspro)
- Austrittsunterlagen vorbereiten
- Kinderzulagen
- Gewandtheit im Arbeits- & Sozialversicherungsrecht
- Wissen in arbeitsgesetzlichen Fragen
- Personalfragebogen erstellen
- Beurteilungsbögen erstellen
- Lohnbuchhaltung